Разработка, продвижение и
поддержка сайтов
 
Иванкин Евгений
Написал: Иванкин Евгений
в жизнь агентства
6313

Как подготовить семинар и не облажаться

В этом посте мы хотим поделиться бесценным опытом организации и проведения семинара «Как увеличить продажи за 10 дней? Повышаем эффективность работы сайта и команды», рассказать, что у нас получилось, а что не очень.

Так уж вышло, что отчёт появляется спустя 2 месяца 3 месяца (написан был в начале февраля, но публикуется только сейчас) после конференции. Почему так поздно? Просто с денег, заработанных на конференции, мы уехали в Лас-Вегас, и нам было не до отчётов. На самом деле - нет. Конференция была абсолютно бесплатна, и никаких денег мы не заработали. А ответ на вопрос, почему же так поздно мы раскрываем карты, вы найдёте ниже.

Мы даже хуже почты России и нет нам прощения
Мы даже хуже почты России и нет нам прощения

Начало подготовки

Это первое крупное мероприятие, которое нам пришлось организовывать. Поэтому без ошибок и проколов не обошлось.

Прокол №1

Изначально семинар имел название "Как за 2 недели приучить котёнка к лотку при помощи Битрикс 24", но оно не прошло согласование в Битриксе, поэтому нам пришлось придумать новое.

Если бы нам удалось пролоббировать старое название темы, то баннер семинара выглядел бы как-то так
Если бы нам удалось пролоббировать старое название темы, то баннер семинара выглядел бы как-то так

Прокол №2

Темы семинара и их количество менялись каждую неделю, вплоть до конца ноября. А все потому, что мы хотели найти самые интересные и актуальные материалы. Пожелания слушателей (мы спрашивали при регистрации) были разные. Одним был интересен маркетинг в интернете, другим - как сделать сайт и потом его продвигать. Перед нами стояла большая задача - не облажаться и дать действительно ценную информацию тем, кто придет.

Но это не все, на что мы напоролись.

Выбор места проведения

Темы выбраны, лендинг готов. Но где же проводить семинар?

Главная проблема при выборе подходящего места в том, что не знаешь, сколько придёт человек. Можно было, конечно, и ограничить количество слушателей, но нам хотелось, чтобы пришло как можно больше человек.

Около дня у нас ушло на поиск и обзвон подходящих конференц-залов... Где-то не было необходимого оборудования, где-то зал был в таком ужасном состоянии, что в нём даже стыдно было бы проводить собрание анонимных алкоголиков.

Два конференц-зала, которые удовлетворяли практически всем нашим требованиям, вмещали в себя 50 и 250 человек соответственно. Но ввиду того, что даже по самым оптимистичным прогнозам мы были уверены, что к нам не придёт больше 50 человек, второй вариант не рассматривался. (Спойлер: количество слушателей и процент явки оказались выше наших ожиданий)

Совет для организаторов: всегда относитесь серьёзно к выбору площадки для проведения мероприятий. Слушателям не должно быть тесно и душно. Заранее осмотрите место проведения, узнайте о проветриваемости помещения, наличии оборудования, которое вам потребуется.

Где взять слушателей?

Это был следующий важный вопрос, с которым мы столкнулись после утверждения тем и выбора конференц-зала. Было решено использовать несколько рекламных каналов.

  • Баннер на одном из популярных городских ресурсов. Он отлично сработал. Были случаи, когда зарегистрировавшийся человек притягивал за собой ещё несколько. Такой интерес не мог не радовать.
  • Рассылки по нашим клиентам
  • Сарафанное радио
  • Анонсы на нашем сайте
  • Соцсети
  • Холодные звонки

Прокол №3

Мы делали большую ставку на баннер. Поэтому было решено разместить его за 2 недели на сайте. Но оказалось, что помимо нас на рекламном месте может размещаться ещё 3 других клиента, об этом моменте в договоре на размещение не было ни слова. Мы начали разбираться и получили ответ в довольно грубой форм: "Вы же должны были знать, вы сразу сказали позицию и срок, мы думали, что вы всё знаете. Если хотите, то мы можем вернуть вам деньги за оставшиеся дни и снять баннер с сайта".

Нас не устраивал такой расклад, но чтобы искать новые рекламные площадки, не было времени. Вопрос о компенсации мы решили отложить и дальше готовиться к конференции.

После конференции мы написали претензию рекламному агентству и сообщили о наших намерениях обратиться в суд. Как результат - сотрудники стали вежливыми, о компенсации договорились. Кстати, договор они сразу переделали после этого случая.

За неделю до конференции

Работа шла полным ходом, оттачивались доклады, появлялись новые регистрации, проводились совместные репетиции выступлений и да, теперь менялось постоянно содержание докладов, готовились презентации для докладов.

Помимо докладов нужно было решить ещё кучу организационных моментов. Мы просто разрывались между подготовкой, организационными вопросами и работой, да, мы всё это время ещё работали над проектами, как же без этого.

Одним из важных нерешённых организационных моментов оставался кофе-брейк. Хотелось все сделать на высоком уровне, поэтому мы уделяли много внимания мелочам (например, когда лучше провести кофе-брейк, что будет в меню). Наш конференц-зал находился в гостинице, и здесь предусмотрен зал и специальное меню для кофе-брейков. Это было несомненным плюсом. Было решено за 2 дня до конференции нанести визит в гостиницу и утвердить меню.

Кажется, мы что-то забыли

Такое чувство нас преследовало всю последнюю подготовительную неделю. И не зря преследовало. Мы действительно что-то забывали и вспоминали на ходу.

Прокол №4

За несколько дней до семинара мы вспомнили, что нам нужно будет положить слушателям в раздаточный материал какое-то коммерческое предложение по своим услугам. Делать его уже совсем не было времени, и мы решили составить буклеты по своим услугам. С любовью мы положили их в пакеты с раздаточным материалом.

Наши флаеры
Наши флаеры

Не меньше нас во время активной фазы подготовки к мероприятию страдал наш дизайнер, которому прилетали постоянно какие-то задания с пометкой СРОЧНО. Аня, прости нас, мы тебя любим и больше так не будем.

Отдельная история была с распечаткой всех раздаточных материалов. Кто сталкивался с печатью какой-либо продукции в декабре, должны знать, что за 2 дня что-то напечатать практически невозможно, так как все типографии забиты заказами на новогоднюю сувенирку и не хотят связываться со срочными заявками, особенно с небольшим тиражом. Но за час нам удалось получить всю нашу печатную продукцию. Были опасения, что вдруг что-то распечатают не так (а такое часто бывает) и уже не будет времени исправить ситуацию, но всё обошлось.

За несколько дней до семинара

Мы обзванивали зарегистрировавшихся (регистраций к этому моменту было около 55), подтверждали их участие в семинаре. Прогноз был хороший - прийти собирались около 50 человек.

Ну и, конечно, в эти дни мы редактировали, репетировали, хвалили и критиковали доклады друг друга. Последние правки вносились ночью перед семинаром.

Вечером 2 декабря (за 2 дня до конференции) мы отправились в гостиницу утверждать меню кофе-брейка и ещё раз взглянуть на зал, прикинуть, что и где будем ставить. И тут нас ждал сюрприз. Оказалось, что зал на 45 чел. Но к этому времени у нас уже было более 50 регистраций! Договорились, что доставим стулья (если найдут, конечно), но будет очень тесно. Кажется, что новый прокол нам удалось избежать.

За день до семинара

Было решено в этот день не работать, а посвятить всё время подготовки к конференции.

После обеда, как гром среди ясного неба, разразился скандал из-за печенек. Так как хедлайнером семинара судя по нашиму лендингу должны были быть печеньки, то их отсутствие могло серьёзно ударить по нашей репутации. Оперативно мы позвонили в ресторан при гостинице и заказали самое лучшее печенье в Амурской области!

К концу дня мы вспомнили, что забыли купить бейджи, которые планировали раздать всем слушателям. В итоге 4 декабря утром была куплена коробка с пятьюдесятью бейджами, которые мы благополучно забыли раздать перед началом семинара.

После нескольких репетиций все уехали домой с большими списками правок, которые нужно было внести в презентации, на правки у нас оставалась всего лишь ночь.

Бурное обсуждение за день до конференции. На столе ноутбуку упасть негде.
Бурное обсуждение за день до конференции. На столе ноутбуку упасть негде.

Мы начинаем КВН семинар!

День семинара был менее волнительным. Кажется, что мы уже "отволновались" за дни подготовки.

С чего начинается любая конференция? Правильно, с регистрации!
С чего начинается любая конференция? Правильно, с регистрации!
Самые ответственные слушатели начали приходить за 20 минут до регистрации
Самые ответственные слушатели начали приходить за 20 минут до регистрации

Зал был практически заполнен, и это радовало. Явка довольно хорошая (43 человека), обычно на подобные мероприятия процент пришедших гораздо ниже.

В зале практически не было свободных мест
В зале практически не было свободных мест

Все доклады принимались положительно. Мы делились опытом (специально пригласили двух спикеров - наших клиентов), говорили на "больные" для предпринимателей темы (как организовать бизнес-процессы, как начать бизнес в интернете), рассказывали о тенденциях в интернет-маркетинге (контент-маркетинг и контекстная реклама). Людей удалось заинтересовать - они задавали вопросы, спрашивали наших советов, принимали участие в обсуждении тем.

Рассказываем про Битрикс24
Рассказываем про Битрикс24
Немного котов и юмора - вот рецепт успешной презентации
Немного котов и юмора - вот рецепт успешной презентации

Но мы так разошлись (а вернее, один наш спикер), что подкрался

Прокол №5

Мы немного выбились по времени из программы, поэтому на ходу пришлось что-то сокращать, а на некоторых вещах не останавливаться подробно.

После всех докладов мы решили порадовать слушателей небольшой лотереей и разыграли 3 сертификата со скидкой на наши услуги и продукты 1С-Битрикс.

И теперь со спокойной совестью мы могли объявить об окончании нашей конференции. Самые настойчивые и заинтересованные слушатели остались и решили нас засыпать вопросами.

Итоги

Наш семинар посетило 43 человека, что для нашего города весьма достойный результат. Это порядка 80% зарегистрированных слушателей (обычно этот показатель для бесплатных конференций меньше). В некоторых городах-миллионниках явка была хуже, не говоря уже про небольшие города.

Семинар был хорошо принят слушателями, ни один доклад не получил среднюю оценку ниже 4 баллов. И, главное, что у публики был интерес к нашим услугам и, вообще, к докладам.

Если бы меня спросили, как я сам оцениваю мероприятие, то я бы поставил твёрдую 4. Были ошибки в организации, где-то не хватило времени, чтобы отточить доклады, но в целом впечатления положительные, как у нас, так и слушателей. После нашего мероприятия и до конца года нам пришлось практически забыть про выходные и срочно заканчивать проекты, по которым мы выбились из графика. И так до самого Нового года. Это и есть одна из причин почему этот отчёт появился только 2 месяца спустя.

Какие ошибки мы допустили и больше уже не допустим

1. Разделяй и властвуй спокойно готовься

Дело в том, что за подготовку докладов и организацию семинара отвечали одни и те же люди. Это оказалось двойной нагрузкой для каждого из них.

Совет: Если у вас есть возможность, то распределите эти роли между сотрудниками так, чтобы докладчики по минимуму были задействованы в организационных моментах.

2. Не смешивай

Мы взяли на себя очень много: приходилось одновременно и работать над проектами агентства, и готовиться к семинару, не спать ночами, чтобы всё успеть.

Совет: Чтобы в день семинара никто вам не сказал "я не хочу никакой конференции, я хочу быть лисичкой фыр-фыр-фыр" - планируйте проекты так, чтобы не нагружать докладчика в последнюю неделю до мероприятия. Сделайте самый пессимистичный план подготовки к конференции и строго следуйте ему.

3. Уноси готовенького

Самая большая наша ошибка - мы обзвонили не всех "тёплых" клиентов, которые выражали свою заинтересованность. Это просто чудовищно, нам за это стыдно, но в декабре у нас просто не было сил, чтобы брать ещё новые проекты.

Совет: Не повторяйте наших ошибок)

Тут возникает логичный вопрос - стоило ли вообще устраивать этот семинар, если мы не в состоянии обработать с него входящий поток заявок?

Думаю да, стоило! Мы получили хороший опыт выступлений на публике, повысили узнаваемость бренда, нашли потенциальных клиентов. Плюс конференция дала уверенности, что наши услуги востребованы.

Что дальше?

Новые вершины, новые клиенты, много усердной работы и ещё кое-что интересное, о чём сейчас рано говорить.

Возможно в 2015 году всё-таки состоится семинар о том, "Как за 2 недели приучить котёнка к лотку при помощи Битрикс 24".

Поделиться:

Или свяжитесь с нами
любым удобным способом

Позвоните нам по телефону
8 (4162) 55-90-65

Приходите к нам в гости
Амурская область, г. Благовещенск,
ул. Горького, 235/2, офис 210

Схема проезда

Напишите нам на e-mail

info@z-labs.ru